Op 26 maart 2018 is de AR op verzoek van het bestuur van TTH bijeengekomen om onderzoek te doen naar de correctheid van de aanvraag tot het houden van een algemene ledenvergadering (ALV). De aanvraag is ingediend door ons lid Jeroen Pool.

Aanwezig : Rob Heuser, Gerrit Meutstege, Frits Misset, Peter Snel

Afwezig : Ron Ertner

Strekking van het verzoek: 

Ingevolge art. 15.4 van de statuten van TTH zal het bestuur een ALV uitschrijven indien daartoe door tenminste 50 leden van de vereniging een schriftelijk verzoek wordt ingediend. Omdat een bijzondere ALV in de bestuursstructuur van onze vereniging een zwaar middel is, waarbij zorgvuldigheid van de procedure derhalve belangrijk is, wenst het bestuur vast te stellen of de aanvraag voldoet aan de eisen die daaraan statutair worden gesteld. Zij verzoekt daarom de adviesraad dit te controleren en aan het bestuur hieromtrent advies uit te brengen.

Bevindingen van de adviesraad

• Het door Jeroen Pool ingediende verzoek ging vergezeld van een lijst met daar op meer dan 50 leden van de vereniging. Uit deze lijst viel echter niet op te maken of deze leden daadwerkelijk persoonlijk het verzoek tot een ALV ondersteunden.
• Het bestuur heeft niettemin kort nadat dit verzoek was ontvangen een ALV uitgeschreven te houden op 12 april 2018.
• Vervolgens heeft het bestuur aan de indiener, Jeroen Pool gevraagd om onderliggende stukken (formulieren, E-mails, etc.) aan te leveren, waaruit genoegzaam zou blijken, dat deze leden daadwerkelijk de wens hebben geuit, dat door het bestuur een ALV zou worden uitgeschreven.
• Deze stukken zijn na herhaaldelijk aandringen en het enige malen aanpassen van de lijst met verzoekers, uiteindelijk ter beschikking gesteld en nu door de AR onderzocht.

Gevolgde procedure controle

Volgens de laatste door Jeroen Pool ingediende lijst zouden 59 formulieren en E-mails moeten zijn aangeleverd. De op de lijst vermelde personen zijn allen lid van de vereniging. De vermelding op de lijst van een lid, waarvan het verzoek later nog zou worden ingediend is door de AR buiten beschouwing gelaten gezien de lange tijd die verzoeker al heeft gehad om een volledig verzoek op te stellen.

Van de 59 heeft Jeroen zelf al aangegeven, dat 5 van deze aanvragers inmiddels hun verzoek hadden ingetrokken. Bij het bestuur is ook nog 1 E-mail binnengekomen waarin een lid zijn verzoek intrekt. Blijft dus over 53 te beoordelen aanvragen.

Van 1 lid op de lijst is geen document aangetroffen en was controle dus niet mogelijk. Blijft over 52.

De adviesraad heeft vastgesteld, dat verzoeken persoonlijk en verifieerbaar moeten zijn. Gebleken is, dat 5 leden door anderen op een formulier of in een E-mail zijn opgegeven, zonder handtekening of andere controle mogelijkheid. Blijft over 47.

De adviesraad heeft gecontroleerd of de formulieren betrekking hadden op de aanvraag voor een ALV en door de aanvrager ondertekend zijn. Hier voldeden 4 formulieren niet aan. Blijft over 43.

Tenslotte is 1 wel ondertekend formulier ingediend, waarin niet is aangegeven dat het om een aanvraag voor een ALV gaat. Kennelijk in een ander handschrift is op dit formulier vermeld “ook ALV”. De AR ziet dit niet als een geldige aanvraag.

Van 42 aanvragen heeft de AR in redelijkheid kunnen vaststellen, dat de aanvragers bewust hebben aangegeven het bestuur te verzoeken om een ALV uit te schrijven.

Conclusie en advies

De AR concludeert, na zorgvuldig onderzoek, dat de ingediende aanvraag voor een ALV niet voldoet aan het statutair vereiste minimum aantal leden die het verzoek hebben ingediend. Het bestuur heeft de ALV van 12 april a.s. dus onverplicht uitgeschreven.

Mede gelet op de grote verwarring die onder leden is ontstaan met betrekking tot het beoogde onderwerp van de ALV (afwijzen van het bestuur van een plan tot het plaatsen van zonnepanelen), geeft de AR aan het bestuur in overweging om:

• De uitgeschreven ALV van 12 april a.s. in te trekken.
• De komende tijd te benutten om de leden uitgebreid te informeren over de overwegingen die bij het project zonnepanelen hebben gespeeld en de beleidsvisie van het bestuur.
• De verzoekers in de gelegenheid te stellen om, indien zij dat wensen, alsnog een volledige en correcte aanvraag voor een ALV in te dienen.

Hilversum, 27 maart 2018

Adviesraad Tulip Tennisvereniging Hilversum